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Collectif Créatif du Castellas
Un temps pour expérimenter et partager

Comment tenir des réunions éfficaces et plaisantes

Le fonctionnement de groupe peut être très enrichissant pour chacun-ne des participant.e.s et potentiellement très efficace pour l'avancée des projets si certaines pratiques sont mises en œuvre, certains outils utilisés et certaines règles respectées.

L'une de ces pratiques est de rechercher à ce que les réunions soient ressentie comme "efficaces et plaisantes" par les participant.e.s, gage d’une participation ultérieure, de la confiance entre les membres et de leur motivations aux objectifs du projet.

Un corpus de règles de fonctionnement égalitaires et de gouvernance partagée peut également participer à atteindre cet objectif.

Enfin des outils connus et éprouvés sont mobilisables en fonction des besoins, par exemple la communication non violente, la Sociocratie, l’écoute active, les méthodes de prise de décision, le language des signes, la bienveillance, ...

Nous avons donc mis en place une méthodologie qui nous permet d’atteindre ces objectifs lors de nos AG et Conseils.

Nous avons fixer un rythme hebdomadaire aux séances du conseil lors duquel, le rôle d'animateur change à chaque fois.

Les préalables

  1. Préparer la réunion en amont, proposer un ordre du jour composer de points collectés lors de précédentes réunions ou auprès de participant.e.s,

  2. Déterminer un horaire, un lieu et une durée adéquats (Par exemple 2 heures) et s'y tenir le plus précisément possible,

  3. Il est préférable que les réunions se tiennent à intervalle régulier, le ou les mêmes jours, à la même heure, afin que chacun.ne puisse organiser son agenda et que soit évités les changements de dernière minute,

  4. Informer les participants potentiels suffisamment à l'avance pour que chacun.ne ai le temps d’étudier l’ordre du jour, de faire, si nécessaire, des propositions d'amendement et de programmer sa présence,

l’ordre du jour

  1. Inciter les participant.e.s à étudier les points et à consulter les documentation afférentes,

  2. Choisir l’ordre dans lequel ils seront évoqués ou donner aux paricipant.e.s la possibilité d’indiquer l’importance qu’ils ont à leur yeux,

  3. Les points à l'ordre du jour sont examinés dans leur ordre d'importance et traités jusqu'à une conclusion, une décision ou un report.

  4. En fonction des urgences ou dans un objectif de cohérence des débats, cet ordre peut être modifié lors de la séance,

  5. Lorsque de nouveaux points, qui ne figuraient pas à l’ordre du jour, sont évoqués, proposer de les inscrire à une prochaine séance,

  6. Choisir si les points seront examiner jusqu’à prise de décision ou si un temps maximal est attribué à chacun d’entre eux. Il semble malgré tout préférable de traiter complètement un point plutôt que de les survoler tous.

La modération

  1. Choisir un facilitateur/modérateur, si possible différent à chaque fois, qui soit consentant, formé et, si possible ne soit pas impliqué dans les décisions à prendre,

  2. La personne qui anime la réunion peut faire parti du groupe ou non, mais son choix doit recueillir l’assentiment de tou.te.s,

  3. Elle doit être formée aux méthodes d'écoute active et de sociocratie, doit se mettre au service du groupe et ne peut donc mettre en avant, ni ses idées ni son avis,

  4. Elle gère le temps de parole si possible de façon égalitaire et peut demander à une autre personne d’endosser le rôle de gardien du temps pour prévenir les dépassements,

  5. Elle trouve également une ou plusieurs autres personnes qui prendront des notes afin de rédiger un compte-rendu,

  6. Elle prend garde à ce qu’une seule personne s’exprime à la fois et que chaque personne qui demande la parole puisse s’exprimer,

  7. Elle veille à la courtoisie et à la qualité des échanges, elle évite les réactions «à chaud » des participants et plus généralement les propos nuisibles, invérifiables ou inutiles,

  8. Inciter les participant.e.s à accueillir les silences comme parti intégrante de l’expression et du temps de parole,

La prise de décision

  1. Vérifier et rappeler la méthode de prise des décisions choisi par le groupe (dans les statuts, le règlement ou autre),

  2. Qu’elle soit le vote, le consensus ou autre, cette méthode doit être acceptée préalablement par tous les participants,

  3. Une prise de décision peut également prendre la forme d’une conclusion, d’un report à une prochaine séance, d’un mandat pour une étude plus approfondi ou encore de la nomination d’une commission ad-hoc,

  4. Une fois une décision prise, reformuler le texte du compte rendu qui la décrira, jusqu’à acceptation totale de la formulation par le groupe,

Les mandats

  1. Lorsqu’un sujet est plus ardu ou plus complexe qu’il n’y paraissait, ou qu’Il nécessite une étude plus approfondie, il est possible de décider la création d’une commission,

  2. Il est également possible de confier, à un membre ou à une commission, un mandat clair pour étudier ou mettre en œuvre une décision,

Les compte rendus

  1. Un compte rendu exhaustif est dressé le plus immédiatement possible après chaque réunion, est archivé et est maintenu consultable.

  2. Il devra tout particulièrement faire apparaître les sujets traités, leur ordre, les décisions prises, les mandats confier, les prochaines dates, ...

La clôture

  1. Rappeler les date de la ou des prochaines réunions,

  2. Prendre un temps pour que chacun.ne puisse partager ses ressentis ou confier d’éventuelles tensions,

  3. Vérifier que personne ne souhaite ajouter quelque chose et que tous le monde est apaisé,

  4. Ménager un temps de silence à la toute fin de chaque séance afin d’apaiser les émotions,

  5. Déclarer la séance close, si possible à l’heure prévue, et de façon définitive. Si des discussions doivent continuer, elles le serront dans un cadre informel,

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